Nos encontramos en pleno cierre del ejercicio pasado y preparando los presupuestos de este año. Mientras, tenemos que reflexionar sobre lo que ha sido y lo que debería haber sido el discurrir del ejercicio que acabamos de terminar, pues a tenor de las primeras cifras que arrojan nuestros estados contables, queda claro que hay muchos aspectos por mejorar.

Nos preguntamos qué ha podido fallar y en nuestro despacho, cuando todo el mundo se ha ido, con un papel en blanco delante, anotamos aquellos hechos que deberían haberse tenido más controlados y que son, probablemente, los causantes de estos resultados. A partir de ese momento, nuestra mente ya trabaja de forma automática en cómo atajar y mejorar esas anomalías o disfunciones que han producido las desviaciones.

Sobre todo, puestos en esta labor, nos damos cuenta que queremos mejorar en muchas otras cosas, en muchas otras áreas. No buscamos la piedra filosofal, pero sí cambiar el rumbo de la marcha de la empresa. Nos planteamos cuáles deberían ser los objetivos razonables que supongan ese cambio de rumbo; en ventas, márgenes, resultados, inversiones en instalaciones, maquinaria y por ende en posibles fichajes y también salidas de colaboradores, acciones comerciales, búsqueda de nuevos proveedores, y en definitiva una profunda revisión de nuestro sistema de gestión de la calidad. Aquí no quiero dejar de hablar de la importancia de esta herramienta, pues este sistema abarca todas las áreas operativas en lo que se denomina “gestión por procesos” con sus correspondientes indicadores. Pero de este tema, ya habrá otro momento para abordarlo.

Pero ojo, esos objetivos deben plantearse en distintas etapas, es decir, a corto, medio y largo plazo. El corto es a un año vista, el ejercicio que comenzamos. El medio debería abarcar un período de dos o tres años máximo. El largo plazo, todo lo que podamos vislumbrar. Eso sí, no se trata de ver a través de una bola de cristal. Si no vemos o escudriñamos más allá de tres años, pues nos quedamos con esos tres años.

Ya puestos, nos ponemos a pensar en esas otras áreas que pueden haber contribuido a que los resultados no sean los previstos a comienzos de año. Y repasamos las incidencias que han sucedido en lo laboral, la producción, la comercialización, etc.

En definitiva, qué es lo que intuitivamente estamos haciendo? La respuesta es clara; estamos en las primeras etapas de lo que podríamos llamar la preparación de un plan estratégico, término que a todas luces nos parece ampuloso y lejos de nuestro planteamiento. Pues no le llamemos ni plan estratégico ni business plan, que todavía suena más sofisticado. Llamémosle simplemente “Plan de cambio y mejora” de nuestra organización.

Y vamos a lo importante, lo primero es ver lo que ha pasado y sobre todo por qué ha pasado. En este análisis, además de los aspectos internos, debemos de analizar los aspectos exógenos, esto es, cómo se ha comportado el mercado, la competencia, los proveedores y en general la situación económica a nivel regional y nacional.

A partir de este primer análisis, nos proponemos resumir nuestras debilidades, todo aquello que hemos pensado y sabemos que debemos mejorar, también nuestras fortalezas, todo aquello que nos da ventajas competitivas con respecto a la competencia y a nivel externo, las oportunidades que podríamos aprovechar para avanzar y las amenazas que oteamos en el horizonte y que pueden cambiar las expectativas en nuestro mercado. En definitiva y volviendo a utilizar un vocablo técnico, lo que acabamos de plantear y poner negro sobre blanco es el famoso DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas, oportunidades).

La siguiente etapa consiste en analizar cómo vamos a alcanzar los objetivos que nos hemos planteado. Esta etapa será fundamental, pues estamos hablando de configurar las líneas de actuación o líneas estratégicas que nos proponemos implementar para lograr los objetivos.

No deben ser más de cinco o seis, pero sí ser las suficientes que nos marquen el camino de forma clara y concisa, para que, con los recursos existentes, tanto materiales, inmateriales como de personas y con aquellos otros que seamos capaces de incorporar, conformar esas líneas sinérgicas que deben converger y al final conseguir los resultados deseables.

Por último, tendremos que incorporar las herramientas que nos permitan evaluar la marcha y consecución de los objetivos, en sus distintas etapas temporales, las desviaciones y la forma de corregirlas, en definitiva, para no perder el nuevo rumbo. No quiero extenderme más.

Si habéis llegado hasta aquí, os felicito. Pero no por esto, sino porque sois nuestros héroes y la esperanza para sacar adelante este nuestro querido país.

Manuel Ayllón